Een druk bestaan én een opleiding? Dat kan!

“Is de opleiding goed te combineren met mijn drukke baan en actieve (gezins)leven?”. Deze vraag krijgen wij vaak van zorgprofessionals die met een opleiding willen starten. Alle opleidingen van de VvAA Business School zijn zó ontwikkeld dat je deze goed kunt combineren met een actief bestaan, maar je kunt er zelf ook veel aan doen om de balans te bewaren. Wij geven je graag – in willekeurige volgorde – 10 tips!

1. Het is (toch) nooit af!
   Zeker bij mentaal belastend werk zoals we dat in de zorg kennen, is er altijd een druk om het werk ‘af’ te krijgen. Wat helpt is je te realiseren (en je er bij neer te leggen) dat het werk nooit af zal zijn, er is immers altijd meer tijd nodig dan dat je hebt. En hier zit dan ook meteen de oplossing: bepaal voor jezelf hoeveel tijd je aan je werk én privé wilt besteden om een goede balans te creëren. Op deze manier bepaal je zelf de balans tussen in- en ontspanning en zorg je dat je niet overbelast raakt.
2. Maak keuzes
   Zeker wanneer je naast je werk een opleiding volgt, is het goed om – samen met je partner – te kijken naar de taakverdeling en planning. Wat vinden jullie beiden belangrijk, wat zou anders georganiseerd kunnen worden of welke prioriteiten kunnen een bepaalde tijd iets naar de achtergrond verschoven worden? Kies bewust voor wat je wel of niet wil doen, kijk of je extra taken (tijdelijk) kunt stoppen of ergens anders kunt beleggen en ga bewust om met uitnodigingen.
3. Begin op tijd, stuur je aandacht en maak een planning
   In je werk, maar ook tijdens het doen van een opleiding, weet je vaak ruim van tevoren wanneer er deadlines aankomen of tentamens gepland zijn: bepaal hoeveel tijd daarvoor nodig is, zet op een rijtje welke voorbereiding er nodig is, maak een planning en plan voldoende tijd in je agenda.
   Onderzoek wijst uit dat onze hersenen stress ervaren wanneer onbekende of complexe taken gepland staan. Zorg er dus voor dat je je taken in kleinere overzichtelijke stukken verdeeld, met name wanneer je merkt dat je uitstelgedrag vertoont. Multitasken is niet effectief: zet afleidingen uit en focus je gericht op de taak die je wilt uitvoeren.
4. Maak gebruik van digitale mogelijkheden
   Samenwerken, vergaderen en overleggen hoeft in deze digitale tijd niet altijd te betekenen dat je ook fysiek bij elkaar zit. Er zijn veel manieren om op afstand te overleggen, zoals Skype, Slack, Zoom en JoinMe. Het is wel handig om met elkaar wat afspraken te maken: is er een voorzitter of iemand die het proces begeleidt, wat doe je
   als je verbinding uitvalt, hoe vraag je het woord en wat moet het overleg opleveren. Met deze manier van vergaderen is het verleidelijk tussentijds “even” je smartphone te checken of een mailtje te versturen, maar realiseer je dat je daarmee de effectiviteit van het overleg vermindert. Handiger is om met elkaar vooraf het doel van het overleg vast te stellen, de tijd af te bakenen en individuele afstemmingen apart te beleggen.
5. Blijf fit
   Het lijkt een open deur, maar hoe fitter je bent hoe beter je presteert. We brengen ongeveer een derde van ons leven slapend door, zorg dus voor een goede nachtrust. Eet gezond, beweeg voldoende, ga op tijd slapen en bedenk wat voor jou lastige momenten zijn die je hiervan weerhouden.
6. Wat geeft mij energie?
   Neem wat tijd om voor jezelf op een rijtje te zetten wat jou energie geeft én wat jouw energievreters zijn. In je werk, bij activiteiten die je doet, in je relatie, je klussen en je familie. Kijk voor de zaken die je energie kosten of je deze kan stoppen, delegeren of anders kunt organiseren en versterk de zaken die je energie geven.
7. Belangrijke zaken eerst
   De allereerste stap is voor jezelf helder krijgen wat je graag wilt bereiken. Dat kan een promotie zijn, meer vrije tijd, een opleiding doen of een andere baan. Bepaal wat daarvan binnen je eigen invloedssfeer ligt en hoe je het wilt aanpakken. In je planning, tijdsbesteding en aandacht kun je hier vervolgens prioriteit aan geven. Maak een bewuste afweging in wat voor jóu urgent en belangrijk is en wat voor anderen urgent en belangrijk is. Het helpt om wekelijks voor jezelf in te plannen waar jij graag aan wilt werken en ben kritisch op jezelf of je dit ook doet.
8. Doorbreek de e-mailcyclus
   Het lijkt altijd de snelste en makkelijkste manier: even snel een mailtje sturen, dan ‘ben ik er van af’. De realiteit is helaas anders: voor iedere e-mail die je stuurt, ontvang je er gemiddeld 1,4 terug. En voor je het weet worden er tientallen mails over en weer gestuurd wat zowel tijd als energie kost. Bedenk bij iedere e-mail: moet ik deze wel sturen en moet ik dit nú doen. Geef daarnaast korte en duidelijke antwoorden en zorg dat je cc- en bcc-mails in een aparte mailbox terecht komen. Maar de belangrijkste tip: rechtstreekse communicatie gaat sneller, bel de ander en maak binnen je eigen team afspraken over het onderling mailen.
9. Gericht aandacht voor je mailbox
   Naast het minder mailen, kun je ook veel doen om je mailbox niet je leven te laten bepalen. Uit onderzoek van het AD blijkt dat 42% van de werknemers vindt dat e-mails afleiden van hun eigenlijke taken, maar ook dat 90% van de ondervraagden hun e-mailmeldingen gewoon aan heeft staan. Dit leidt je gedurende je andere werk continu af, zet deze dan ook uit en kijk gericht – bijvoorbeeld twee keer per dag een kwartier – door je mailbox. Handel mailtjes die je maximaal 2 minuten kosten direct af en ruim een paar keer per week tijd in je agenda in om mails af te handelen die je meer tijd kosten, plan dit in je agenda in. Deze mails zet je ook in een aparte map zodat je daar niet steeds op geattendeerd wordt.
10. Voorkom afleiding
    We zijn met elkaar verslaafd geraakt aan de vele e-mails, WhatsApps, telefoonberichten, Social Media en nieuwsberichten. Al deze prikkels zorgen voor de aanmaak van dopamine in je hersenen en deze “honger” wil je steeds vaker stillen waardoor we steeds weer zoeken naar nieuwe berichten, e-mails en nieuwsitems. Deze ‘infobesitas’ kun je zelf beteugelen door je er bewust van te zijn, niet steeds op je smartphone te kijken (leg ‘m buiten bereik) en zet meldingen uit.

Een nieuw project, het doen van een opleiding of extra werkzaamheden kunnen een mooi moment vormen om eens kritisch naar jezelf te kijken en te bepalen of je veranderingen wilt aanbrengen. Laat in ieder geval ‘geen tijd’ niet als belangrijkste factor meewegen, je bent zelf voor een groot deel ‘in control’ van je werk en privéleven. Dit vraagt natuurlijk wel om het maken van keuzes, maar je bepaalt het grotendeels zelf. Ook de bovenstaande 10 tips kun je niet in één keer allemaal probleemloos oppakken, maak ook hierin keuzes. Ik start zelf met nummer 1, en jij?

“We hebben allemaal een grens, maar we hebben meestal geen idee waar die ligt.”
(Toon Gerbrands)

Bronnen: www.managementsite.nl, Iedereen fit genoeg…om te presteren – Toon Gerbrands, Presteren kent geen compromis – Toon Gerbrands, www.AD.nl, Elke dag je hoofd en inbox leeg – Taco Oosterkamp, The 7 habits of highly effective people – Stephen Covey, Hooked – Nir Eyal, www.dailymail.co.uk, www.sprout.nl, Nooit meer te druk – Tony Crabbe, www.frankwatching.nl